Важный этап поиска поставщиков в Китае после первой проверки надежности – переписка. Рекомендуем написать первые письма 8-10 производителям в Китае. Кто-то вам просто не ответит, не со всеми вы сможете начать сотрудничество, поэтому этот список в итоге сузится до 2-3 компаний.
Цели переписки с китайскими производителями
Во время коммуникации с фабриками вам нужно выяснить такие моменты:
- подробную информацию о фабрике – мощность, наличие сертификатов качества, возможность работы с российской компанией,
- запросить уставные и регистрационные документы,
- получить приглашение для ознакомительной поездки на фабрику,
- узнать условия сотрудничества и цены,
- запросить контрольный образец товара.
Только получив всю эту информацию, а в идеале посетив фабрику, вы сможете спокойно подписать договор на покупку оптовой партии.
Какие средства связи использовать для переписки
Для первого официального письма-запроса лучше использовать сервисы электронной почты. Переписка может растянуться на несколько писем, которые вам легче будет отследить в почтовом клиенте. Китайцы очень ценят быстрое реагирование, поэтому отвечайте на письма настолько быстро, насколько возможно.
Если производитель неделю не отвечает на ваш запрос о получении спецификации товара, это плохой знак. Можно только представить, какие проблемы вас ждут, если вы начнете с ним деловые отношения. Отдавайте предпочтение быстро реагирующим партнерам.
Если хотите ускорить процесс общения с китайской стороной, используйте мессенджеры. Самый популярный в Китае сервис QQ – аналог известной «аськи». Им пользуются почти все китайцы, а номера QQ даже указывают на сайтах в контактах фабрики.
Также для связи можно использовать популярные в Китае приложения для смартфонов WhatsApp и его китайского брата WeChat. Последнее, кстати, более распространено.
Первое письмо: что писать, чтобы получить хорошее предложение
Задача первого письма – представиться и произвести впечатление на китайцев. Представители китайских фабрик охотнее общаются с потенциальными клиентами для долгосрочного сотрудничества. Поэтому если вам нужны будут постоянные поставки, напишите об этом. В первом письме выдвигайте минимальное количество требований, важно установить деловой контакт, и уже потом выяснять детали.
Какие моменты стоит затронуть:
- Представьтесь, опишите свою компанию, укажите объемы продаж или потребления продукции, о которой будет идти речь.
- Укажите, что занимаетесь поиском поставщиков в Китае, изучили сайт фабрики и заинтересованы в их продукции.
- Задайте вопросы о фабрике, объемах производства, рынках сбыта – китайцы на эти вопросы отвечают с готовностью.
- Запросите коммерческое предложение со всеми интересующими вас пунктами.
- Укажите все свои контакты.
Получив подтверждение от производителя о наличии или возможности произвести нужный вам товар, еще раз уточните все нюансы и попросите производителя предоставить вам спецификацию будущего товара. Необходимость таких уточнений связана с готовностью китайских производителей браться за все подряд. Они могут утверждать, что им все под силу и что спецификация не вызовет никаких трудностей. На самом деле, они начнут изучать товар только при получении образца и может оказаться, что они не смогут выполнить ваш заказ, а вы уже составили договоренности с клиентом.
Правила и ошибки коммуникации с китайской стороной
Эра интернет-общения привела к тому, что бизнесмены считают поиск поставщиков в Китае и деловое общение с китайскими фабриками простой задачей. Из-за этого совершают массу ошибок, которые способны или полностью перечеркнуть возможное сотрудничество с китайцами, или сделать его убыточным из-за искажения смысла ваших писем.
Поэтому наш первый совет касается языка общения. Использовать для переписки китайский язык всегда лучше, чем английский. Если вы хотите напрямую общаться с представителями фабрик, будьте готовы к тому, что не все они знают английский. И никогда слепо не используйте Google-переводчик для перевода целых писем. Если сами не знаете языка, привлекайте профессиональных переводчиков.
Помогут эффективной коммуникации и такие тонкости деловой переписки:
- Если в письме задаете много вопросов, пронумеруйте их или разделите переписку на несколько писем, начав с самого важного. Если производитель не отвечает на все ваши вопросы, попробуйте написать их еще раз, поменяв формулировки. Китайский партнер мог просто не понять смысл вопроса, а так как в Китае очень важна концепция «удержания лица», то производитель может пропустить вопрос, чтобы не переспрашивать и не показаться незнающим в этой области.
- Пишите простыми и короткими предложениями. Всегда думайте о том, что знание английского менеджером фабрики может быть далеким от идеального.
- Используйте иллюстрации. Подкрепляйте переписку фотографиями товара, схемами, каталогами, четкими характеристиками и параметрами.
- В конце письма напишите вопрос или пригласите к обсуждению. Так у вас будет больше шансов завязать диалог.
- При обсуждении цены ссылайтесь на «правила компании», «строгого босса» или конкурентов. Этот универсальный метод переговоров с китайцами тоже хорошо работает.
- Если менеджер не соглашается на скидку или изменение условий, попросите «узнать у босса». В Китае строго соблюдают ранги и статусы и отвечают только за свой уровень полномочий.
- Вежливость для китайцев – это проявление уважения к партнеру, поэтому не всегда стоит сразу писать о своих задачах. Лучше начать с приветствия и поинтересоваться, как прошли праздники или выходные. Такой подход вам точно не повредит, да еще и повысит шансы на успешные переговоры.
Главное, во время переписки не паникуйте, если что-то пошло не так и вас неправильно поняли. Ведь всегда можно написать уточняющее письмо и прояснить ситуацию.