заказать звонок
hamburger-menu-icon
Tradest
ул. Большая Полянка, д.23, 4 этаж 119180 Москва
info@tradest.ru
Проформа-инвойс (proforma invoice): что это

Проформа-инвойс (proforma invoice): что это

Международные грузоперевозки и внешнеторговые операции требуют точного документального сопровождения, особенно когда речь идет о таких документах, как инвойс-фактура и проформа-инвойс.

Понятие инвойса

Инвойс (invoice) представляет собой счет на оплату, который продавец выставляет покупателю. Этот документ критически важен для таможенного оформления, так как он подтверждает стоимость товаров, заявленную в коммерческом контракте. Иногда инвойс также выполняет функцию товарной накладной, указывая на происхождение товаров.

Описание проформы-инвойса

Проформа-инвойс (proforma invoice) является предварительным документом, который предоставляет информацию о товарах, предназначенных для международной отправки. В этом документе обычно фиксируются количество товаров и их цена. Проформа служит основанием для выставления окончательного счета или коммерческого инвойса.

Проформа-инвойс необходим в случаях, когда товары пересекают границу на условиях предоплаты или в качестве бесплатной помощи. Он может быть выписан как для товаров, уже отправленных, так и для тех, что ещё не были проданы.

Различия между инвойсом и проформа-инвойсом

Хотя "инвойс" и "проформа" могут показаться похожими, между этими документами есть существенные различия:

  1. Содержимое проформы подлежит изменению в зависимости от условий сделки и фактической отгрузки товаров, тогда как коммерческий инвойс закрепляет окончательные детали по цене и количеству.
  2. Инвойс требует наличия утвержденного контракта, в то время как проформа может быть создана без формального договора купли-продажи.
  3. Proforma invoice применим как в национальной, так и международной экономической деятельности, в отличие от инвойса, который не используется в некоторых рынках, например, в России.

Проформа также может быть использована для документирования передачи товаров безвозмездно, в отличие от коммерческого инвойса, который предназначен исключительно для ситуаций продажи.

После всех необходимых уточнений при отгрузке инвойс оформляется как окончательный документ, который сопровождает товар, подтверждая его стоимость и происхождение.

Оформление коммерческого инвойса для международной торговли

При участии в международной торговле важно правильно заполнять ключевые документы, включая коммерческий инвойс. Хотя нет строгих правил его составления, существуют общепринятые рекомендации, которые помогают стандартизировать этот процесс.

Заполнение инвойса

  1. Формат документа. Инвойс традиционно оформляется на бланке формата А4. Использование фирменного бланка предпочтительно, так как на нём уже содержатся все необходимые реквизиты компании.
  2. Метод заполнения. Документ может быть заполнен как вручную, так и в электронной форме, в зависимости от предпочтений компании.
  3. Подпись и печать. Необходима подпись уполномоченного лица, осуществляющего отправку товаров. Печать компании ставится по необходимости.
  4. Указание валюты. Все финансовые операции должны проводиться в валюте, указанной в договоре. Если операции проводятся в разных валютах, следует указать актуальный курс обмена на дату транзакции.
  5. Язык документации. Обычно инвойс составляется на английском языке, но может быть переведен на другие языки, в зависимости от требований страны импортёра. Для России необходим перевод на русский.
  6. Спецификации стоимости дополнительных услуг. Стоимость страхования и доставки, если они оплачиваются отправителем, должны быть выделены отдельно.
  7. Количество копий. Требуется подготовить не менее шести копий инвойса.

Детальная информация, которая должна присутствовать в инвойсе

  1. Полная дата и уникальный номер документа.
  2. Информация о продавце и покупателе, включая полные юридические адреса и контактные данные.
  3. Сведения о посреднических организациях, если они участвуют в сделке.
  4. Страны происхождения и назначения товара.
  5. Полное описание товаров, включая количество и тип упаковки.
  6. Цена за единицу и общая стоимость товаров.
  7. Условия и сроки поставки в соответствии с международными торговыми условиями (Инкотермс).
  8. Банковские реквизиты и условия оплаты.
  9. Подпись лица, ответственного за экспорт.

Несмотря на то, что подпись покупателя обычно не требуется, всегда полезно дважды проверить все данные перед окончательной отправкой документов, чтобы обеспечить беспрепятственное таможенное оформление.

Как правильно составить инвойс для экспорта

Если вам предстоит составить инвойс для экспортных операций и вы не уверены в своих силах, рекомендуется обращение к квалифицированным специалистам. Это позволит избежать ошибок в документации и облегчит прохождение таможенного оформления в России.

Составление описи товара

Опись товара в инвойсе должна содержать детальные сведения о каждом товаре. Если вы отправляете несколько однотипных единиц, их следует внести как единую позицию с указанием общего количества. В случае наличия у товаров различных серийных номеров их следует перечислить в соответствующей графе, даже если товары идентичны.

Необходимые элементы в коммерческом инвойсе для экспорта

Каждый экспортируемый товар в инвойсе должен быть описан со всеми критически важными атрибутами:

  • полное наименование каждой позиции;
  • артикул, если он присвоен;
  • номер и дата соответствующих экспортных документов (как контракты и заказы);
  • предназначение товара, если это применимо;
  • серийные номера, если они есть;
  • код по таможенному классификатору внешнеэкономической деятельности;
  • общее количество каждой позиции;
  • материалы, из которых изготовлен товар;
  • уникальный номер каждого товара;
  • тип упаковки;
  • вес каждой позиции;
  • цена за единицу товара;
  • общее количество упаковок;
  • единица измерения для каждой позиции;
  • общая стоимость в валюте оплаты.

Дополнительно может быть предоставлена информация, уточняющая характеристики товара. Все данные о количестве и стоимости должны точно соответствовать условиям, оговоренным в договоре поставки.

Эта информация критически важна для точного и эффективного прохождения таможенной очистки, обеспечивая, чтобы все товары были должным образом декларированы и оценены.

В процессе оформления инвойса для экспорта определённых категорий товаров требуется указание дополнительной информации, помимо стандартных данных. Вот как это может выглядеть для нескольких специализированных категорий товаров:

  1. Часы. Для часов в инвойсе нужно отразить стоимость компонентов, включая корпус, использование натуральных камней (если применимо), а также детали гальванической обработки и механические элементы.
  2. Химические продукты. Для химических средств требуется детализированное описание, чтобы классифицировать их по соответствующей категории. Важно также упомянуть, что вся партия химикатов соответствует стандартам TSCA и не подлежит дополнительному контролю.
  3. Подарки. Если товар представляет собой подарок, в документах должна фигурировать отметка "Unsolicited gift", что указывает на его несогласованный характер.
  4. Текстиль. В случае текстильных изделий необходимо указать состав материала, тип изделия (например, вязаное или тканое), предназначение (мужское, женское, детское) и специфические особенности, такие как "MUTILATED SAMPLES. NOT FOR RESALE" для образцов, не предназначенных для продажи.
  5. Биологические образцы. Здесь следует указать происхождение (животное или человеческое), цель (использование в экспериментах, исследованиях, тестированиях), методы транспортировки (например, использование сухого льда) и сроки хранения. К инвойсу должна прилагаться копия разрешения на экспорт/импорт с указанием номера документа.

Эти указания позволяют точно и корректно оформить документацию для специализированных товаров, что обеспечивает их успешное таможенное оформление и предотвращает возможные задержки.

Верификация документов

Ошибки в коммерческом инвойсе, такие как опечатки или неточности, могут привести к дополнительной проверке таможенной стоимости товаров. Если таможенные органы выявят несоответствия, особенно при значительном занижении стоимости по сравнению с международными нормами, это может потребовать предоставления дополнительной документации для подтверждения заявленных данных.

Минимизация риска изменения таможенной оценки возможна благодаря тщательному предварительному анализу всех документов, связанных с внешнеторговой сделкой. Эффективные меры включают в себя:

  • реализацию таможенного аудита;
  • проверку точности информации в сопроводительных документах;
  • приведение инвойса в соответствие с международными стандартами и практиками, принятыми в Российской Федерации.

Участникам внешнеэкономической транзакции необходимо детально проверить все документы, особенно инвойс, на предмет соответствия таможенным и валютным правилам.

Типичные ошибки при заполнении коммерческого инвойса

Наиболее распространённые ошибки в документации:

  • отсутствие полного описания всех товаров в партии;
  • неправильное указание стоимости в валюте страны-импортера, необходимой для таможенных расчётов;
  • пропуск цен на отдельные товарные позиции;
  • отсутствие указания общей стоимости партии;
  • не включена подпись отправителя.

Рекомендуется провести тщательный осмотр документации на наличие этих и других возможных проблем перед отправкой товара для предотвращения задержек на таможне.

Оформление экспортного инвойса

Без учёта способа транспортировки все товары должны пройти таможенное декларирование. Чтобы облегчить этот процесс и сократить время на таможенное оформление, рекомендуется использовать услуги опытных специалистов. Профессионалы могут оперативно подготовить всю необходимую таможенную документацию, включая инвойс, что значительно ускорит процедуру проверки документов таможенником и минимизирует возможность задержек.

Доставка из Китая компанией Tradest

Tradest — это международная транспортная компания, успешно работающая в области логистики с 2012 года. Наша специализация — импорт товаров "под ключ" из таких регионов, как Китай, Юго-Восточная Азия, Европа и США. За годы работы мы накопили уникальный опыт взаимодействия напрямую с производственными предприятиями, что позволяет нам управлять всем процессом от размещения заказа до его доставки конечному потребителю.

Мы обладаем широким опытом работы с самым разнообразным ассортиментом товаров — от последних новинок электроники до крупногабаритного промышленного оборудования. Наша компетенция в области внешнеэкономической деятельности и таможенного оформления позволяет нам обеспечивать эффективную и безопасную доставку товаров на условиях, максимально удобных для наших клиентов.

Каждый этап работы с товаром, начиная от выбора производителя и заканчивая доставкой на склад или непосредственно к заказчику, тщательно контролируется нашими специалистами. Это гарантирует не только высокое качество продукции, но и соблюдение сроков поставки. Воспользовавшись услугами Tradest, клиенты могут быть уверены в том, что их заказ будет выполнен профессионально и в точном соответствии с их требованиями.

Другие статьи

Стоит ли работать с карго-компаниями при доставке из Китая?

Карго - это когда ваш товар собирается где-то на складе в Китае и везется в Москву или другой город, не проходя официальную таможню.

50 оттенков серого в российской таможне, часть последняя

Третья и последняя часть честного гайда о том, как растаможить товар в РФ. Простым и понятным языком

Прошел год. Что поменялось в международной торговле за это время

Итоговый дайджест обо всех изменениях, что произошли с 24 февраля 2022 года в импорте, международных грузоперевозках, работе таможне и вот этом вот всем
Хотите узнать стоимость грузоперевозки?
Менеджер перезвонит в течение 15 минут и рассчитает стоимость, даже если у вас нет точных данных по весу и объему груза

101000,
Россия, Москва,
ул. Малая Лубянка, д.16,
6 этаж

100191,
Beijing, China
No 37, Xueyuan Road
Haidian District

510000,
Guangzhou City, China
No 88, Station Road,
Liwan District

загрузка карты...